在物料供應商的日常管理過程中，主要涉及到供應商信息變更、年度供應商審計、績效評價、臨時評估以及證照管理幾個方面。

 

1、證照管理

 

　　應根據供應商、物料相關證照的有效期至信息及時進行索取和更新，包括質量保證協議。

 

　　當因為采購量較少而導致供應商配合意愿低時，建議根據供應商的歷史情況及現狀進行綜合評估，進而確定凍結或注銷該供應商。

 

　　另外，建議審核《銷售人員法人授權委托書》時，酌情考慮是否需要增設有效期信息，避免后續管理時導致工作量的增加。

 

　　當然也可在sop中列明資質材料的分級，針對次要類別的可以進行適當的控制，例如針對重要類資質，一旦證照過期立即轉凍結。

 

　　在線下管理過程中，建議Excel收集好不同供應商的證照信息，包括名稱、有效期至，通過Excel公式可以實現近效期、超期證照的自動可視化提醒，便于減少供應商管理員排查證照有效性的工作量，保證供應商證照可以得到動態的更新和管理。

 

2、年度供應商審計

 

　　可以針對不同等級的供應商設定不同的審計周期，根據首次審計日期以及周期，計算供應商的審計到期日期，可以通過此方式對供應商審計有效期至進行動態提醒，在線下一般都會設計有供應商年度審計計劃表格，該表格中會列舉出來供應商周期性審計的任務安排，建議根據供應商的物理位置來確認審計的行程安排，盡可能一個路線將多個近距離的供應商審計覆蓋掉，以減少差旅成本。

 

　　另外，如果屬于集團層級供應商，建議子公司SOP中說明是否可以引用其他公司的審計報告，建議需要對審計報告進行審核，確認其他公司的審計是否可以滿足本公司的質量要求，因為有可能審計主體是原料藥公司執行的，那么制劑公司在引用時需要考慮到該審計報告的適用性，避免引入潛在的風險。

 

3、臨時評估

 

　　當物料連續多批檢驗不合格或者物料需要使用在其他產品中時，需要啟動臨時評估，特別是后者，需要判斷該物料在對應產品中的重要程度，如果重要程度增加，則代表物料等級可能會調整，需要根據變更后的等級進行評估，例如增補工藝路線圖、開展試用、工藝驗證、供應商審計等活動，評估通過后更新物料供應商等級及其適用品種。

 

4、供應商信息變更

 

　　當供應商信息發送變更時，需要及時告知企業，實際情況下很少可以獲得供應商積極主動的告知，特別是主要做為研發物料購買時，由于購買量少，很有可能無法獲得供應商的重視，這部分內容需要企業和供應商之間建立起良好的合作關系。

 

　　當供應商通知企業后，供應商管理員需要根據變更的內容進行初步判斷，該變更是否可能對購買的物料質量帶來影響，例如質量標準、關鍵工藝、生產地址等變化需要進行充分的評估，確認需要開展哪些活動來對變更后的物料進行評估，確認其是否依然滿足預期使用要求。

 

　　無論是主動告知，還是被動知悉，當觸發供應商信息變更時，需要根據變更的內容決定是否需要啟動供應商臨時評估，例如供應商的生產地址發生變化，可能會對供應物料的質量帶來影響，此時需要結合該供應商的情況進行判斷，通過額外的物料檢測、試用、工藝驗證、供應商審計等活動進行評估，以確保該物料供應商依然可以達到預期用途。

 

5、績效評價

 

　　關于績效評價，可以針對供應商級別做出評價，也可以針對物料級別做出評價，不論是哪種評價顆粒度，都是希望能夠通過定期的方式對物料供應商進行回顧、總結，確保其提供的物料能夠持續符合企業質量要求，通過績效評價的方式，可以對表現優秀的供應商放寬評價及審計周期，對表現較差的供應商可以通過縮短對應的周期或者立即觸發臨時評估來進一步評估其質量體系。

 

　　通過上述幾個環節的配合，實現物料供應商的日常管理。