一、從質量管理體系標準出發，回答標準提出的所有要求

 

　　既然質量管理體系標準具有指導和證實作用，我們完全可以以標準的框架為思路，回答標準所提出的要求。

 

　　組織應按IS09001:2015標準的要求，構思本組織應建立的文件。

 

　　標準提出了對質量管理體系文件的要求，每一具體條款都可能涉及至少一項質量活動的要求，我們應該在自己的文件中闡明如何實現這些要求。

 

　　如對“不合格品控制( ISO9001:2015稱為“不合格輸出的控制")”條款，我們在文件中應說明如何對不合格品進行控制，如誰來管這件事，何時何地如何控制，按什么規定，形成什么記錄。對標準所有要求，都要作出明確唯一的回答，一個都不能少。

 

二、從組織實際出發， 體現自己的特點

 

　　標準的每一款要求都是通用的，面向各種類型、不同規模的組織。

 

　　但如何達到要求卻是各式各樣的，各不相同的，應根據自己的情況，因地制宜的。如同我們要求大家要參加體育活動，鍛煉身體，而每個人根據自己的情況選擇不同項目、不同方式來進行鍛煉。抗日戰爭打游擊戰，是地雷戰還是地道戰，各村有各村的高招，不存在一個統一的辦法。

 

　　因此照抄別人的文件是不行的，完全生吞活剝照抄標準更是不可取的，因為標準提到的是要求，而沒有告訴我們達到要求的辦法，如何實施來滿足要求是組織自己的事。

 

　　這里還提倡不要照抄標準的語言來寫文件，我們提倡采用標準的術語，但要在理解標準的基礎上，用自己的語言，說明用什么辦法來滿足標準的要求。

 

　　否則標準提出“組織應ABC", 文件寫成“本公司做到ABC", 這種文件并沒有回答標準提出的要求，毫無指導意義。

 

　　體現自己的特點還表現在文件的集中和分散，文字的詳盡和簡約的程度上。這要根據產品過程的復雜程度，規模大小，員工文化程度和素質高低來靈活運用，總的原則是從組織實際出發，滿足需要為原則。

 

三、領導層要全程參與

 

　　文件編寫不要被認為是項單純的文字 工作，單純交給一個脫離了職能部門的寫作班子就可以了。

 

　　它實際上是一項管理工作的設計和策劃。盡管大的決策，如方針、目標、組織結構、職責權限等已由領導層商定，但在編寫過程中往往會提出一些需從全局權衡的問題，隨時需要體現領導的意圖和抉擇，所以管理者代表一定要 全程跟蹤文件的編寫。

 

　　根據出現的問題與領導層溝通，隨時作出決策，否則，全部等待領導審批過程再解決，往往會導致返工，影響進度，同時會降低文件的質量。

 

四、盡可能由職能部門起草操作性的文件

 

　　除質量手冊以外的文件，盡可能由負責該項內容的專業職能部門來起草，如由負貴采購的供應科起草有關采購方面的文件。

 

　　首先，職能部門都有負責工作設計的責任，這些部門具有從事這些工作的經驗，在學習和理解標準的基礎上，它們起草的文件，一般具有可操作性，能從實際出發，繼承原有的經驗。

 

　　這些文件再經過討論，平衡補充后，往往能取得良好效果，而且實施起來比較順暢。

 

　　如果把所有文件全由寫作班子或質管部門“包辦”，盡管冥思苦想，精心設計，但一經討論，職資部門或者“百般挑剔”，或者“未置可否”，使工作陷于被動，也會增加試運行中的困難。更可能帶著“問題”，長期運轉不暢。

 

　　當然在盡可能由職能部門起草的情況下，專業管理部門仍有很重的“把關任務”。各職能部門編寫的文件往往有“門檻較低"和“本位主義”的可能，需要專業管理部門，進行與標準銜接和部門之間的協調工作。

 

　　同時也還有許多綜合性很強的文件，很難由某個專業職能部門來起草，例如“數據分析”方面的文件，可以由質管部門負貴起草。