一、為什么企業要做SOP

 

　　企業做SOP的目的和意義，從企業的根本目的來看，無非是為了提高管理運營能力，使企業獲得更大的效益。從稍微細化的角度，我們可以從以下兩個方面來進行簡單的分析。

 

　　1、為了提高企業的運行效率

 

　　比方說，我們經常會在一些窗口行業看到“微笑服務”，他們的經理人員和上級也會對員工有這樣的要求，但到底什么是微笑，可能每個人都會有不同的理解。而對于客戶來說，他希望得到的是確確實實的微笑，且從每一位員工那里得到的感受也應該是大體上相同的。

 

　　因此，我們就可以通過 SOP的方式將微笑進行量化，比方說“露出8顆牙齒”就是微笑。這樣就將細節進行量化和規范了。同時，由于SOP本身也是在實踐操作中不斷進行總結、優化和完善的產物，在這一過程中積累了許多人的共同智慧，因此相對比較優化，能提高做事情的效率。通過每個SOP對相應工作的效率的提高，企業通過整體SOP體系必然會提高整體的運行效率。

 

　　2、為了提高企業的運行效果

 

　　由于SOP是對每個作業程序的控制點操作的優化，這樣每位員工都可以按照SOP的相關規定來做事，就不會出現大的失誤。即使出現失誤也可以很快地通過SOP加以檢查發現問題，并加以改進。

 

　　同時，有了SOP，保證了我們日常工作的連續性和相關知識的積累，也無形中為企業節約了一些管理投入成本。從這個意義上來看，SOP對于提高企業的運行效果也是有非常好的促進作用。

 

二、SOP實施步驟

 

　　1、制定流程程序：

 

　　首先完成工作的主流程圖，再根據主流程圖做出子流程圖，最后依據子流程的具體關鍵控制點做出相應的標準作業程序

 

　　2、確定執行步驟：

 

　　確定將關鍵控制點的執行步驟進行完全羅列，經過專業人員的交流和討論確定具有統一標準的執行步驟

 

　　3、制定SOP：

 

　　根據關鍵控制點的執行步驟，可按照企業確定的文件模板制定和編寫標SOP，最終做到執行步驟的細化和量化

 

　　4、檢查SOP并執行：

 

　　在SOP制定完成后，再次根據制定SOP的目的和要求對其進行檢查，把握程序的細化和量化程度，避免程序過于簡化或步驟過于繁瑣

 

三、SOP編制規范

 

　　1、明確責任分工：

 

　　需明確SOP各相關人員的責任，包括負責者、制定者、審定者、批準者等，SOP的格式內應。

 

　　2、格式內容要求：

 

　　（1）每頁SOP頁眉處注明“操作標準書”字樣。

 

　　（2）寫明SOP單位全稱，明確SOP屬性的編碼、總頁數、所在頁碼、SOP業務的具體題目、SOP主題的關鍵詞等。

 

　　（3）簡述該份SOP的目的、背景知識和原理等。

 

　　（4）具體內容需簡單明確，可操作性強，以能使具備專業知識和受過培訓的工作人員理解和掌握為原則。

 

　　（5）列出制定該份SOP的主要參考文獻。

 

　　（6）每份SOP的腳注處有負責者、制定者、審定者、批準者的簽名和簽署日期。

 

　　（7）標明該份SOP的生效日期。

 

四、操作標準書使用須知

 

　　SOP的設置可以節省時間、節省資源的浪費，獲得穩定的質量，但也可能也可能產生相關問題阻礙目標的實現，企業在設置、使用、管理操作標準書時序注意以下幾個問題。

 

　　1、SOP設置需要大量的人力、物力、財力支持

 

　　企業可選擇關鍵、重要、不穩定、容易出錯的工序/步驟過程或環節進行SOP的設置。

 

　　2、SOP設置為操作人員的培訓工作帶來繁重的工作量和工作難度

 

　　重復的工序/步驟過程不必要詳細記錄，但如果是要操作標準書做動作分析，就要另論了。重點是操作標準書要考慮該工序/步驟過程操作人員者的能力和經驗等后，決定期標準內容要寫到（細化/量化）什么程度。

 

　　3、SOP變更之后，易無法滿足特殊環境需要，會延誤時機

 

　　在實際工作中，不知不覺現場的工作比標準書先行一步，操作標準書便成為舊式標準，幾乎變成沒用的東西。

 

　　這種情況經常發生，要多加留意。發現不足不斷改正與完善，讓標準書達滿分。此外，SOP也往往容易造成“新標準”與“舊實務”之間的矛盾，阻礙革新改善活動。