對于一個公司，每天都會產(chǎn)生許多新的業(yè)務數(shù)據(jù)，例如銷售數(shù)據(jù)、存貨的進出、人事變動的數(shù)據(jù)資料。這些數(shù)據(jù)必需加以處理，才能知道每段時間的銷售金額、某個時候的存貨量、要發(fā)多少薪水給每個員工等。而要對這些數(shù)據(jù)進行有效的處理，就離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
    管理數(shù)據(jù)庫可用專門的數(shù)據(jù)庫管理軟件，如Foxpro、Access、Clipper、DBASE等。在Excel 2000中也提供了類似的數(shù)據(jù)庫管理功能，保存在工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)，都是按照相應的列和行存儲的，這種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)再加上Excel 2000提供的有關處理數(shù)據(jù)庫的命令和函數(shù)，使得Excel 2000具備了能組織和管理大量數(shù)據(jù)的能力，因而使得Excel 2000的用途更加廣泛。如圖1-4就是一個用Excel 2000建立的數(shù)據(jù)庫范例。

    當完成一個數(shù)據(jù)清單的建立后，我們就可以對他進行分析計算工作。例如，我們可以通過使用篩選快速找到所需要的數(shù)據(jù)，如圖1-5所示。

    對數(shù)據(jù)清單上的數(shù)據(jù)進行分析的一種方法是分類匯總。在“數(shù)據(jù)”菜單上選擇“分類匯總”命令，我們可以在數(shù)據(jù)清單中插入分類匯總行，然后按照選擇的方式對數(shù)據(jù)進行匯總。同時，在插入分類匯總時，Excel還會自動在數(shù)據(jù)清單底部插入一個總計行。例如，圖1-6就是對一個銷售數(shù)據(jù)匯總的結(jié)果。

    利用我們還可以對數(shù)據(jù)清單進行更加自由的分析，從中找出問題所在。例如圖1-7的顯示。