首先，運行Excel，將“工作簿”的名稱命名為“設備鑒定臺賬”，輸入各設備的詳細信息、上次鑒定日期及到期日期(日期的輸入格式應為“年-月-日”，如：2003-10-21，如圖1)。
然后，選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格，點擊插入菜單下的函數命令，在“插入函數”對話框中選擇“邏輯”函數類中的IF函數，點擊[確定]按鈕，就會彈出“函數參數”對話框，分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2)，并點擊[確定]按鈕。這里需要說明的是：輸入的 "" 是英文輸入狀態下的雙引號，是Excel定義顯示值為字符串時的標識符號，即IF函數在執行完真假判斷后顯示此雙引號中的內容。為了醒目，可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設置為紅色。
最后，拖動“填充柄”，填充F列以下單元格即可。
我們知道Excel的IF函數是一個“條件函數”，它的語法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具體地說就是：如果第一個參數logical_test返回的結果為真，則執行第二個參數Value_if_true的結果，否則執行第三個參數Value_if_false的結果；Excel的TODAY函數［語法是TODAY()］是返回當前系統日期的函數。
實際上，本文所應用的IF函數語句為IF(E2=TODAY(),"到期","")，解釋為：如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數返回的日期，則在F2單元格中顯示“到期”，否則就不顯示，TODAY函數返回的日期則正好是系統當天的日期。
Excel的到期提醒功能就是這樣實現的。